Comment les PME s’adonnent au travail mobile
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Comment les PME s’adonnent au travail mobile

80% des Suisses utilisent l’Internet mobile en déplacement, un chiffre en augmentation. D’après le «Media Use Index» de l’année dernière, les trois quarts de la population se connectent en ligne sur leur smartphone, et plus de 40% utilisent une tablette pour surfer et envoyer des messages. Cette évolution se répercute aussi sur les PME. En effet, une personne qui utilise une tablette et un smartphone dans sa vie privée voudra aussi profiter de leurs avantages au travail. Selon l’étude «Situation des PME 2014» de la Haute école spécialisée de Saint-Gall, la mobilité numérique est un enjeu stratégique important, même très important, dans près d’un tiers des entreprises interrogées.

 

Le web comme moteur

La palette des utilisations potentielles lors des déplacements est très large. De nombreuses applications peuvent être employées aussi bien à des fins privées que professionnelles. C’est le cas par exemple des:

  • applications pour les e-mails, calendriers, contacts
  • applications pour la météo (ex.: l’App de MétéoSuisse)
  • applications photographiques pour la documentation
  • planificateurs d’itinéraires et services d’orientation (ex.: Google Maps, Apple Maps, Nokia Maps, TomTom)

Les auteurs de la Situation des PME recommandent aux entreprises d’envisager l’utilisation d’applications professionnelles basées sur le web, en particulier pour les tâches administratives comme la comptabilité et la CRM. En outre, de telles applications ont l’avantage de pouvoir être utilisées lors des déplacements, dans l’idéal sur une tablette. Office 365 avec ses applications mobiles pour Word, Excel & Co et son accès par le web à l’archivage des documents fait aussi partie de cette catégorie. Cela fournit aux PME l’opportunité d’accéder aux données et aux documents de l’entreprise à tout moment et en tout lieu, et donc d’augmenter leur flexibilité et leur efficacité.

 

Le smartphone comme centrale

 

Une machine à café semblable à celles qui sont distribuées et entretenues par Gabriele Carluccio.

 

Une personne qui utilise ces possibilités de manière intensive est Gabriele Carluccio, copropriétaire de l’entreprise familiale Caffe Carluccio & Kaffeemaschinen GmbH à Gümligen près de Berne. Cet importateur de machines à café italiennes pour les restaurants se rend souvent en Italie ou à des salons professionnels en Allemagne. «Lors de mes déplacements, je communique avec mon portable. Je me sers aussi de la messagerie électronique sur l’iPhone», explique Gabriele Carluccio. Par ailleurs, il utilise diverses applications pour être prêt à affronter les conditions météorologiques ou écouter la radio en ligne. Il utilise aussi son numéro de téléphonie fixe sur son portable: «Je viens de passer à la téléphonie IP et je suis maintenant joignable de partout via le réseau fixe.»

Avant d’effectuer une réparation, Gabriele Carluccio téléphone souvent par visiophonie avec son client: «Ainsi, il peut me montrer exactement ce qui ne va pas sur la machine, et je peux prendre les bonnes pièces de rechange.» Gabriele Carluccio peut donc éviter d’avoir à revenir une deuxième fois chez le client parce qu’il lui manquait une pièce.

Actuellement, il évalue la possibilité d’établir des factures directement à partir d’un iPad. Celles-ci seraient alors enregistrées de manière centralisée et envoyées à leur destinataire par e-mail. Le fait que Gabriele Carluccio se penche sur l’utilisation de telles applications mobiles est aussi lié à la baisse des prix: «Auparavant, j’avais toujours des factures de téléphone portable particulièrement élevées», dit-il. «Depuis que je suis passé à un abonnement avec tarif forfaitaire, les coûts sont nettement plus bas.»

 

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Une porte ouverte à de nouvelles applications

Les monteurs d’Odermatt Fenster + Türen AG écrivent aussi des e-mails sur leur smartphone. Ce fabricant de portes et de fenêtres établi dans la région d’Ausserschwyz emploie 25 collaboratrices et collaborateurs et s’occupe essentiellement de la planification de nouveaux bâtiments et de leur transformation mais aussi des réparations. Danièle Steiner explique le processus informatisé: «Les monteurs photographient les défauts directement à l’aide de leur téléphone portable et ils envoient les images par e-mail au bureau pour leur évaluation».

Cette assistante de direction contribue également à la planification des interventions des monteurs et sait pourquoi ils apprécient aussi les applications cartographiques: «Lorsqu’une adresse n’a pas été complètement saisie lors de la commande, les monteurs peuvent rapidement consulter leur smartphone.» Sans l’Internet mobile, ce genre de problèmes impliquerait forcément une recherche fastidieuse.

 

Des monteurs d’Odermatt AG lors de la réparation d’une fenêtre.

 

Le smartphone rend aussi de précieux services dans la planification de la semaine. Les informations sont également disponibles lors des déplacements car la planification hebdomadaire de tous les rendez-vous est effectuée sur Outlook et est synchronisée sur les appareils mobiles. Les collaborateurs du service extérieur ne doivent donc pas transporter des documents avec eux pour connaître l’heure et le lieu de la prochaine intervention.

A Odermatt AG, on réfléchit actuellement à la possibilité d’effectuer aussi des tâches administratives sur une tablette pendant les déplacements. «Nous évaluons actuellement plusieurs solutions, par exemple pour la saisie des commandes, la CRM ou la comptabilité.» Il semble évident que pour Odermatt aussi, plus le temps passe, plus l’accès à l’Internet mobile sera indispensable: les avantages sont nettement supérieurs aux coûts.

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