Automatiser des tâches avec des applications
6 min

Automatiser des tâches avec des applications

Le smartphone n’est pas seulement une centrale d’informations, c’est aussi un outil utile pour exécuter les tâches du quotidien. De nombreuses tâches récurrentes peuvent être automatisées à l’aide du mobile. Le smartphone ouvre en même temps les portes au tout numérique. La caméra intégrée sert à scanner des documents, des croquis sur flipchart et des cartes de visite – bienvenue dans le monde des processus numériques! Ces applications vous servent à exécuter des tâches administratives et organisationnelles, rapidement et par des moyens mobiles et numériques.

 

Scanner des cartes de visite

Les cartes de visite font toujours partie d’un échange commercial. Souvent, après un événement intéressant, on a toute une pile de ces petites cartes en plus. Avec le smartphone, plus besoin de passer par la saisie fastidieuse des données. Certaines applications prennent en charge la numérisation des cartes de visite et surtout la reconnaissance de texte (OCR, Optical Character Recognition) des contenus, qui peuvent être ensuite transférés dans le carnet d’adresse correspondant.

Icône application ScannableScannable d’Evernote numérise les cartes de visite et établit un lien avec la personne concernée sur LinkedIn.
iOS, gratuit

 

Icône application Office LensOffice Lens de Microsoft numérise les cartes de visite et archive les informations de contact en tant que fichier VCF dans une note OneNote. Ce fichier peut ensuite être repris dans le carnet d’adresse d’Outlook et consorts.
iOS: gratuit; Android: gratuit;  Windows Phone: gratuit

Icône application Abbyy Business Card ReaderAbbyy Business Card Reader offre les fonctionnalités les plus vastes et reconnaît des cartes de visites dans 22 langues. Les contacts scannés peuvent être enregistrés dans la propre archive de l’application, exportés sous forme de texte ou de fichier VCF ou envoyés par e-mail.
iOS: gratuit (achats in-app);  Android: 3.90 CHF; Windows Phone: 5.30 CHF

 

Numériser les documents et les notes manuscrites

L’appareil photo du smartphone est idéal pour numériser occasionnellement des documents et photographier des tableaux, des flipcharts et plus généralement des notes manuscrites. La condition requise est une application qui convertit le document dans une forme exploitable. Pour cela, on a besoin d’une reconnaissance de texte pour les documents papier imprimés tels que les courriers ou les factures et d’un découpage automatique des notes manuscrites.

Icône application EvernoteEvernote photographie les notes manuscrites, les découpe et les convertit le cas échéant en noir et blanc pour en améliorer la lisibilité. Les pages scannées sont archivées dans une note Evernote sous forme d’image.
iOS: gratuit; Android: gratuit

Icône application Office LensOffice Lens permet le même workflow qu’Evernote, à deux différences près: Le résultat est archivé sous forme de note OneNote et grâce à l’OCR, Office Lens peut transformer à nouveau les documents imprimés en texte exploitable. Microsoft met gratuitement à disposition l’application bloc-note OneNote, même pour les appareils mobiles et les ordinateurs. Un compte Microsoft gratuit est nécessaire pour effectuer la synchronisation entre les différents appareils.
iOS: gratuit; Android: gratuit;  Windows Phone: gratuit

Icône application PaperScanPaperScan enregistre les documents sous forme d’image et convient à la numérisation des notes manuscrites, reçus et autres. L’application peut regrouper plusieurs documents scannés dans un fichier PDF et séduit surtout par la simplicité d’utilisation des documents scannés. Avant une utilisation sur un smartphone, il est recommandé de jeter un coup d’œil sur les «Frequently Asked Questions» (FAQ) pour savoir si l’appareil concerné est compatible.
iOS: gratuit; Android: gratuit

 

Accélérer les workflows d’e-mails

Nous recevons de nombreuses informations par e-mail: contacts, rendez-vous, tâches et documents. Avec ces applications, vous faites l’économie ou vous simplifiez le traitement manuel fastidieux de ces données «non structurées».

Du mail à la tâche: Todoist séduit en tant qu’application de liste de tâches. Cette liste est disponible pour pratiquement toutes les plateformes et peut être intégrée dans Outlook sous Windows. Todoist est idéal pour la synchronisation de tâches entre ordinateur et appareil mobile, indépendamment du système d’exploitation. Les versions payantes permettent par ailleurs de transférer des e-mails à une adresse mail spécifique pour créer directement une tâche.
iOS: gratuit; Android: gratuit;  Windows Phone: gratuit

Icône application Copy2ContactDu mail au contact: dans les échanges de mails commerciaux, une signature avec les informations de contact est de bon ton. Copy2Contact garantit le traitement rapide: marquez la signature dans le mail, copiez-la dans le presse-papier et enregistrez-la dans Copy2Contact. L’application affecte automatiquement les informations aux bons champs d’adresse et crée un nouveau contact dans le carnet d’adresse iOS.
iOS: 7 CHF
Icône application CloudMagic

CloudMagic: l’application de messagerie intègre de nombreux services d’informations habituels tels qu’Evernote, Todoist, OneNote, Trello, Salesforce et autres. CloudMagic peut transférer directement des e-mails aux plateformes prises en charge et créer ainsi des tâches, notes et autres à partir de posts non structurés. De plus, CloudMagic peut intégrer des annexes de données sous forme de liens vers des serveurs en ligne tels que Google Drive et Dropbox, ce qui donne des e-mails légers.
iOS: gratuit; Android: gratuit

 

Regrouper les notes de frais et les reçus

Selon les circonstances, l’enregistrement des reçus de restaurant et d’hôtel et autres notes de frais sous forme d’image peut être suffisant. Vous pouvez utiliser ensuite les applications décrites au paragraphe «Numériser documents et notes».

Icône application ExpensifyIl existe quelques services en ligne spécialisés dans la gestion des frais et la comptabilisation des reçus. Certains offrent des fonctionnalités supplémentaires de facturation ou de comptabilité. Expensify (à partir de 5 US-$ par mois) fait partie des applications utilisables immédiatement. Avec l’appareil photo du smartphone, vous numérisez le reçu, puis ce dernier est téléchargé dans le cloud et analysé avec la reconnaissance de texte. Idéalement, le service identifie le prestataire et le coût, ce qui évite un traitement ultérieur manuel. Les résultats peuvent être exportés au format PDF ou sous forme de tableau séparé par des virgules pour un traitement ultérieur dans Excel.
iOS: gratuit; Android: gratuit

 

Automatisation des processus

Icône application IF (IFTTT)Lors des travaux à l’écran, on doit souvent effectuer des routines récurrentes telles que les workflows e-mail mentionnés ci-dessus. Un grand nombre de ces processus peuvent être automatisés lorsqu’on utilise un service cloud. L’outil d’automatisation classique est «If this then that» abrégé IFTTT. Ce service effectue une action sur la base d’un événement, appelé «recette». Ainsi par ex. une nouvelle note Evernote peut automatiquement créer une tâche dans la liste des tâches de Todoist. Ou un tweet est enregistré dans un tableau Google. Ou un mail crée une date dans un calendrier. Ou, ou ou… IFTTT prend en charge des centaines de services cloud et peut également être utilisé pour des actions sur le smartphone, par ex. pour enregistrer automatiquement des photos sur OneDrive. Bien entendu, on peut créer ses propres recettes.
iOS: gratuit; Android: gratuit

 

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Read now