Cinq conseils Outlook en un coup
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Cinq conseils Outlook en un coup

Grâce à Outlook 2016, vous pouvez dire adieu à vos vieilles habitudes épistolaires!

 

Outlook 2016 est un outil ultra performant qui peut, de ce fait, sembler quelque peu complexe. Les cinq conseils ci-après vous permettront de mettre de l’ordre dans votre boîte de réception grâce à des couleurs, mais aussi d’envoyer des pièces jointes volumineuses sans pour autant encombrer la boîte de réception du destinataire.

 

Créer un rendez-vous à partir d’un e-mail

Outlook 2016: créer un rendez-vous à partir d’un e-mail

Outlook crée des rendez-vous à partir d’un e-mail.

 

Lorsque vous recevez un e-mail que vous souhaitez transformer en rendez-vous, il vous suffit de le tirer sur le symbole du calendrier qui se trouve en bas à gauche de la fenêtre Outlook. Outlook transforme alors automatiquement le message en rendez-vous. Le contenu de l’e-mail est alors repris pour le descriptif du rendez-vous, ce qui est résolument pratique. Ce qui l’est moins, c’est qu’Outlook ne reprend pas automatiquement la date et l’heure. Vous devez saisir ces informations manuellement.

 

Ajouter un expéditeur au carnet d’adresse

Outlook 2016: ajouter un expéditeur aux contacts

Un clic sur le bouton droit de la souris permet d’ajouter un expéditeur aux contacts.

 

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’expéditeur d’un e-mail afin de l’ajouter directement à votre carnet d’adresses. Lorsque le menu contextuel s’ouvre, cliquez sur «Ajouter aux contacts Outlook». La fenêtre d’adresse s’ouvre ensuite et, au besoin, vous pouvez y ajouter des informations complémentaires.

 

Une boîte de réception bien ordonnée

Dans les paramètres par défaut, Outlook marque les e-mails non lus en couleur. La fonction «Mise en forme conditionnelle», que vous connaissez peut-être du programme Excel, vous permet de modifier ce formatage. Sélectionnez «Affichage > Paramètres » dans le menu, puis «Mise en forme conditionnelle» dans la fenêtre de dialogue. Ici, vous pouvez non seulement modifier les formatages existants, mais aussi ajouter d’autres règles.

 

Outlook 2016: marquer en couleur les e-mails de la boîte de réception

Les paramètres de formatage d’Outlook 2016 permettent de marquer en couleur les e-mails de la boîte de réception.

 

Vous pouvez, par exemple, attribuer une couleur spécifique pour les messages de vos collaborateurs. Pour ce faire, cliquez sur «Ajouter» pour créer une nouvelle règle. Cette dernière est désignée par «Sans titre» par défaut. Cliquez sur «Condition…» puis le nom de domaine de votre entreprise sous «De…», «@swisscom.com» dans notre exemple. Cliquez ensuite sur «Ok» et donnez un nom à cette nouvelle règle dans le champ «Nom:». Le bouton «Police…» vous permet de sélectionner le formatage souhaité. Si vous combinez le formatage conditionnel avec des Règles e-mail, vous aurez un excellent aperçu de vos e-mails.

 

Envoyer des pièces jointes volumineuses avec élégance

L’e-mail reste la manière la plus répandue pour envoyer des informations. Pourtant, les pièces jointes volumineuses présentent un inconvénient: elles peuvent encombrer la boîte de réception du destinataire. Si vous utilisez une méthode de sauvegarde en ligne de Microsoft (OneDrive ou OneDrive for Business) ou encore Dropbox, vous pouvez envoyer un lien vers le document volumineux au lieu de l’envoyer par e-mail.

 

Outlook 2016: envoyer des pièces jointes volumineuses

Outlook 2016 peut envoyer des liens vers des fichiers sauvegardés dans OneDrive au lieu de les envoyer en pièce jointe.

 

La procédure est la même que lorsque vous envoyez un fichier. Cliquez sur «Message» dans la barre de menu Outlook, puis sur «Joindre un fichier». Un menu s’ouvre, sélectionnez-y «Parcourir des emplacements Web» pour accéder à votre lieu de sauvegarde en ligne et sélectionnez les documents que vous souhaitez envoyer. Outlook 2016 n’insère alors pas le fichier, mais simplement le lien vers ce fichier. Une méthode idéale pour envoyer des e-mails peu encombrants, indépendamment de la taille du fichier.

 

Afficher un deuxième fuseau horaire dans le calendrier

Outlook 2016: afficher un deuxième fuseau horaire dans le calendrier

Le calendrier Outlook peut afficher deux fuseaux horaires.

 

Si vous vous déplacez fréquemment vers d’autres zones horaires ou que vous collaborez régulièrement avec des partenaires commerciaux à l’étranger, vous pouvez afficher un deuxième fuseau horaire dans votre calendrier Outlook. Lorsque votre calendrier et ouvert sur votre semaine de travail, cliquez en haut de la colonne de l’heure avec le bouton droit de votre souris. Un menu contextuel s’ouvre, cliquez sur «Changement de fuseau horaire» pour ouvrir le dialogue «Options» des paramètres du calendrier. La section «Fuseaux horaires» permet d’afficher un deuxième fuseau horaire. Ajoutez un nom pour ce fuseau horaire et cliquez sur «Ok». Vous pourrez ainsi facilement identifier les différents fuseaux horaires dans votre calendrier.

Vous trouverez également les options Outlook sous «Fichier > Options».

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