Vergleich To-do-Listen-Apps: Any.do, Microsoft To-Do, Todoist, Remember The Milk
5 min

Comparaison d’applications de listes de tâches

Pour gérer ses tâches, les alternatives à Outlook ne manquent pas. Mais que valent les applications de listes de tâches Todoist, Any.do, Remember The Milk et Microsoft To-Do lorsqu’elles sont utilisées en équipe et avec des systèmes de gestion de la qualité tels que «Getting Things Done»?

Si tout votre flux de productivité n’est de toute façon basé que sur Outlook, il est peu probable que vous déciderez de rechercher une application supplémentaire pour gérer vos listes de tâches. Mais cela vaut la peine de regarder au-delà des solutions proposées par Microsoft. Et si vous ne misez pas sur Outlook, il n’y a pas à hésiter!

Les applications de planification et de gestion des tâches pour ordinateurs et appareils mobiles sont nombreuses. En théorie, les applications de notes comme Evernote, OneNote, Trello ou Google Keep font déjà l’affaire. Mais elles présentent toutes l’inconvénient que la planification des tâches n’est qu’une de leurs nombreuses fonctions et qu’elles ne permettent donc pas de planifier des tâches séparément.

C’est tout le contraire avec les applications «exclusives» de listes de tâches Any.do, Remember The Milk (appelé RTM), Todoist et Microsoft To-Do. Les trois premières font partie des applications éprouvées et souvent utilisées pour la planification des tâches. Any.do séduit par son interface utilisateur claire et intègre le calendrier dans l’application pour Android et iOS.

Todoist et Remember The Milk offrent la prise en charge de plates-formes la plus large et peuvent également être utilisées directement dans le navigateur. Outre les applications pour smartphones et tablettes, il existe des applications pour Windows 10 et macOS. En qu’extension, Todoist s’adapte aux navigateurs Chrome, Firefox et Safari. Microsoft To-Do prend en revanche la succession de «Wunderlist», une application de listes de tâches reprise par Microsoft. Réjouissant: toutes quatre sont également disponibles en français.

De la simple liste de tâches à «Getting Things Done»

Aperçu des applications de listes de tâches

Any.do

Application de listes de tâches Any.doAndroid, iOS, macOS, navigateur Internet: gratuites; Premium et Business environ CHF 3.– par utilisateur et par mois

Microsoft To-Do

Application Microsoft To-DoWindows 10, iOS, Android, navigateur Internet: gratuites

Remember The Milk

Remember The Milk, To-Do-Listen-AppAndroid, iOS, navigateur web, Windows et macOS: gratuit; version pro environ CHF 3.30 par utilisateur et par mois

Todoist

Application de listes de tâches TodoistAndroid, iOS, macOS, Windows 10, navigateur Internet: gratuites; Premium et Business environ CHF 3.– par utilisateur et par mois

Création de tâches, planification et affectation à une liste parmi plusieurs possibles, les trois applications maîtrisent ces fonctions de base. Cela décrit déjà pratiquement toute l’étendue des fonctions de Microsoft To-Do. L’application en est au début de son développement et pourrait en intégrer encore plus au cours des prochains mois.

En revanche, Any.do prend en charge des sous-tâches supplémentaires et permet d’ajouter des documents. L’application convient donc pour diviser en plusieurs étapes des tâches comme la préparation d’offres («Concrétiser les souhaits du client par téléphone», «Établir une offre», «Contrôler la disponibilité des collaborateurs», «Demandes après envoi», etc.).

Simple et clair: Any.do, ici sur l’iPhone.
Simple et clair: Any.do, ici sur l’iPhone.

En matière d’étendue des fonctions, Todoist et RTM marquent des points. A l’aide de sous-listes et surtout au moyen de balises appelées «étiquettes» chez Todoist, ces applications offrent des fonctions utiles pour l’organisation et la récupération de tâches. Celles-ci peuvent en outre être commentées, ce qui est particulièrement utile pour le travail en équipe.

Any.do, mais surtout Todoist et RTM, conviennent de manière limitée pour le système complet de gestion personnelle et du temps «Getting Things Done» de David Allen. Leur «fonction d’étiquettes» simplifie considérablement l’organisation, en permettant par exemple d’affecter de manière commode des tâches à effectuer à une organisation du travail précise au moyen de balises («au téléphone», «au bureau», «à la maison», etc.).

Aptitude au travail en équipe et intégration à Outlook

On travaille rarement seul et il importe donc de déléguer et distribuer certaines tâches. Any.do, dans ses versions Business et Premium de Todoist et RTM prennent en charge ce travail en équipe. Les listes de tâches en tant que telles sont synchronisées entre les différents appareils et collaborateurs via le cloud. Les tâches sont ainsi disponibles sur les appareils mobiles et sur l’ordinateur de bureau.

Pour conclure, revenons à Outlook: la caractéristique actuellement incontournable de Microsoft To-Do est l’accès aux tâches Outlook via un compte Office 365. Toutefois, l’application ne prend en charge qu’un seul compte à l’heure actuelle. Todoist dispose d’un plug-in Outlook qui permet de gérer les tâches directement dans l’application Outlook et de convertir par exemple des e-mails en tâches.

Avec «MilkSync», RTM offre toutefois la solution la plus élégante. L’application Windows synchronise en arrière-plan des tâches entre Outlook et RTM, et ce, dans les deux sens. Cela convient avant tout à ceux qui souhaitent gérer leurs tâches sur leur ordinateur avec Outlook, mais travailler directement avec RTM sur leur smartphone ou un autre ordinateur. MilkSync requiert la version pro payante, mais peut être testé gratuitement pendant deux semaines.

Avec Microsoft To-Do, c’est encore le grand vide.
Avec Microsoft To-Do, c’est encore le grand vide.
MilkSync synchronise en arrière-plan des tâches entre Outlook et RTM
MilkSync synchronise en arrière-plan des tâches entre Outlook et RTM.

Parmi les trois applications de listes de tâches, seul le représentant de Microsoft sort quelque peu du cadre et il ne serait inéquitable de le soumettre à la comparaison car il vient à peine de franchir le stade bêta et pourrait encore donc évoluer. Any.do séduit par son interface utilisateur à la fois simple et élégante et par son utilisation intuitive. RTM et Todoist sont similaires. Le premier plaît par son intégration Outlook très aboutie, le deuxième par son interface épurée et sa convivialité. Todoist est donc mon favori, notamment aussi parce que la saisie «intelligente» de tâches convertit automatiquement les mots-clés tels qu’«aujourd’hui» et «vendredi» en dates d’échéance.

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