Pour que vous puissiez travailler efficacement quel que soit le lieu
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Pour que vous puissiez travailler efficacement quel que soit le lieu

Les espaces actuels de stockage en ligne gardent vos documents à disposition où que vous soyez – au bureau, sur le chantier, lors d’une visite chez un client ou à l’hôtel – pourvu que vous ayez accès à Internet. Avec un peu d’organisation, vous pouvez aménager votre travail indépendamment du lieu et en toute flexibilité à l’aide d’un ordinateur, d’un smartphone et d’une tablette. Vous facilitez ainsi la collaboration avec vos collègues, vos clients et vos fournisseurs et vous travaillez efficacement. Vous pouvez réaliser toutes vos tâches en suspens indépendamment du lieu et vous maintenez l’actualité de la planification et de l’organisation de votre travail grâce à un accès en ligne à votre agenda et à vos adresses. Ces astuces vous fournissent de précieuses suggestions à ce sujet.

 

Utilisez un espace de stockage en ligne

Un espace de stockage en ligne tel que Microsoft OneDrive d’Office 365 ou Swisscom Storebox constitue le moyen le plus simple et le plus sûr d’accéder à vos documents lorsque vous êtes en déplacement. Organisez votre archivage de telle sorte que les documents indispensables soient stockés sur le cloud. Le logiciel installé sur votre laptop assure la synchronisation. En d’autres termes, vous pouvez également travailler hors ligne, c’est-à-dire sans connexion Internet. Dès que vous êtes à nouveau connecté, les documents sont transférés au cloud.

Cette approche est efficace: vous discutez de plans de construction directement sur l’écran, vous élaborez ou modifiez les offres directement avec le client ou vous projetez la dernière version d’une présentation client à votre auditoire cible.

Un espace de stockage sur cloud présente en outre deux autres avantages qu’il ne faut pas sous-estimer. L’archivage en ligne facilite d’une part la collaboration en ce sens que vous autorisez des tiers à accéder à vos fichiers pour que vous puissiez tous travailler sur le même document. Vous évitez ainsi la circulation de plusieurs versions du même document et sa mise à jour manuelle et laborieuse suite à des modifications. D’autre part, le cloud prévient la perte de données en stockant de manière sécurisée les fichiers indépendamment de l’appareil. Celles-ci restent alors disponibles même en cas de défaut sur votre laptop.

 

Sécurisation d’un WLAN public

Si vous utilisez un WLAN dans un café ou dans un hôtel, d’autres utilisateurs du réseau sont susceptibles d’épier votre connexion Internet. Certes, il est possible de nos jours de crypter de nombreux canaux, notamment pour la consultation des e-mails. Mais si vous souhaitez bénéficier d’un niveau de sécurité inégalé, il vaut mieux installer une connexion VPN. VPN signifie «Virtual Private Network» (réseau virtuel privé). Un VPN veille à ce que l’ensemble du trafic de données soit crypté et que des tiers non autorisés ne puissent y accéder en lecture. De plus, la destination de votre connexion est dissimulée, ce qui améliore davantage la sécurité des échanges de données. Vous devriez notamment utiliser une connexion VPN lorsque vous êtes amené à travailler sur des documents confidentiels en déplacement.

Pour mettre en place une connexion VPN, vous aurez généralement besoin d’un logiciel adapté sur votre laptop, votre tablette ou votre smartphone ainsi que d’un abonnement auprès d’un prestataire. Pour les ordinateurs ainsi que les appareils mobiles, vous pouvez par exemple recourir à Swisscom Safe Connect. Opera, l’éditeur norvégien du navigateur Internet du même nom, propose une solution gratuite purement destinée aux smartphones: l’appli VPN. Une solution gratuite de VPN est également intégrée à la dernière version d’Opera pour Windows et Mac.

 

Utiliser le réseau fixe en déplacement

Avec les packs combinés pour la téléphonie fixe My PME Office (pour les petites PME) et la solution complète individuelle Smart Business Connect, vous pouvez utiliser le réseau fixe au moyen d’une appli même sur votre smartphone.

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La validation de l’accès à l’agenda simplifie la recherche de rendez-vous

La recherche de rendez-vous est considérablement simplifiée si vous pouvez consulter les agendas des autres participants. Vous devriez utiliser des agendas stockés en ligne au minimum au sein de votre entreprise, comme le propose Office 365 avec Exchange Online. L’assistant de planification de rendez-vous de Microsoft Outlook vous aide à trouver une plage horaire convenant à tous les participants. Vous vous épargnez ainsi des e-mails et des conversations téléphoniques incessants en vue de fixer le rendez-vous. Grâce à un agenda actualisé, vous pouvez également planifier rapidement et efficacement un rendez-vous lorsque vous êtes chez un client.

Si vous travaillez fréquemment hors de votre bureau, les agendas en ligne présentent un avantage pratique de plus. Vous restez informé des activités de vos collaboratrices et collaborateurs et vice versa. Cette approche permet par exemple à l’un de vos collègues au siège de renseigner des tiers quant à la date de votre retour par une simple consultation de l’agenda, sans devoir vous déranger dans votre travail d’abord par téléphone. Les agendas en ligne contribuent par conséquent à réaliser des gains d’efficacité.

Avec un espace de stockage en ligne et une synchronisation de cloud, vous accédez à vos documents professionnels de n’importe où, par exemple depuis un chantier.

 

Maintenez l’actualité de vos contacts en tout lieu

Si vous sauvegardez vos contacts sur le cloud, vous pouvez synchroniser les numéros de téléphone et les adresses e-mails entre votre laptop et votre smartphone. Cela présente l’avantage de maintenir l’actualité des informations sur tous les appareils. La méthode de loin le plus utilisée à cet effet consiste à synchroniser les contacts par l’intermédiaire d’un prestataire de cloud tel qu’Apple (iCloud), Google (G Suite, anciennement Google Apps) ou (Office 365).

Voici comment synchroniser les contacts, les e-mails et les agendas de ces prestataires avec votre appareil mobile:

iOS

Pour l’installation, ouvrez les réglages:

  • iCloud: Sous «iCloud», ajouter un compte iCloud (si cela n’a pas encore été fait lors de la configuration de l’iPhone ou de l’iPad)
  • Compte G Suite/Google: Sous «Mail (ou «Contacts» ou «Agenda») > Comptes > Ajouter un compte > Google». Puis sélectionnez ce qui doit être synchronisé (e-mails, contacts, agenda)
  • Office 365: Comme ci-dessus mais avec le type de compte «Exchange»

Android

  • iCloud: Synchronisation uniquement avec des applis supplémentaires telles que iCloud Contacts Sync pour les contacts ou iCalendar Sync Cloud pour les rendez-vous. Pour accéder aux e-mails iCloud, vous pouvez configurer un compte IMAP, par exemple par l’intermédiaire de «Réglages > Comptes > Ajouter un compte > IMAP». Vous trouverez les réglages du serveur d’e-mails sur la page support Apple correspondante.
  • Compte G Suite/Google: Sélectionnez «Réglages > Comptes > Ajouter un compte > Google»
  • Office 365: Comme ci-dessus mais avec le type de compte «Microsoft Exchange»

Windows 10 Mobile

  • iCloud: Sélectionnez «Réglages > Comptes d’e-mail et appli > Ajouter un compte > iCloud»
  • Compte G Suite/Google: Comme ci-dessus mais avec le type de compte «Google»
  • Office 365: Comme ci-dessus mais avec le type de compte «Exchange»

 

Transformez votre tablette en deuxième écran

Pour certaines tâches telles que le traitement d’un grand tableau ou la retouche d’une photo, disposer d’un deuxième écran facilite véritablement le travail. Dans le cas de laptops, cela n’est bien souvent pas le cas. Le poids et l’autonomie de la batterie ne sont pas compatibles avec des appareils mobiles de grande taille.

Il existe pourtant une solution élégante et fonctionnant très bien pourvu que vous disposiez de suffisamment de place sur votre bureau mobile ou temporaire: vous pouvez transformer votre tablette en deuxième écran. Les solutions permettant de raccorder la tablette au laptop par la prise USB assurent les meilleures performances. Une appli sur la tablette et son équivalent sur le laptop créent la représentation correcte.

Il existe deux produits peu onéreux sur le marché qui fixent la tablette à l’écran. Duet ne prend en charge que les iPads alors qu’iDisplay est compatible aussi bien avec les tablettes iOS qu’avec les tablettes Android. Les deux solutions sont compatibles à la fois avec Windows et avec Mac au niveau de l’ordinateur.

 

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