Tipps für mehr Effizienz mit Outlook
4 min

Travailler efficacement avec Outlook

Avec un peu de finesse, vous travaillerez efficacement avec Microsoft Outlook, malgré les flots d’e-mails. Ces astuces vous y aideront. Microsoft Outlook est non seulement la plaque tournante de la communication d’Office 365 mais l’application est également particulièrement bavarde parfois. Ces astuces vous offriront non seulement de la tranquillité pour travailler en toute quiétude mais elles préviendront également l’engorgement de vos boîtes de réception.

Silence, Outlook!

Les notifications Outlook peuvent se révéler très agaçantes. Une petite fenêtre d’e-mail apparaît et votre concentration disparaît. Par chance, vous pouvez toutefois désactiver les notifications d’e-mails et les rappels de rendez-vous.

Désactiver les notifications d’e-mails

Dans Outlook, sélectionnez «Fichier > Options > E-mail». Dans la rubrique «Réception de messages», définissez les signaux qu’Outlook envoie à l’arrivée d’un nouvel e-mail. Vous devriez désactiver au minimum les notifications sur le bureau.

Désactiver les notifications d’e-mails Outlook
Dans les options, décidez comment et si Outlook réagit à de nouveaux e-mails.

Supprimer les rappels de rendez-vous

Si un rendez-vous Outlook est muni d’un rappel, une fenêtre de rappel apparaîtra à un instant donné. Vous pouvez la supprimer. Dans Outlook, sélectionnez «Fichier > Options > Etendues» pour cela. Dans la rubrique «Rappels», désactivez «Afficher les rappels».

Désactiver les rappels de rendez-vous dans Outlook.
Vous pouvez désactiver les rappels sur des rendez-vous à venir dans Outlook.

Marquer rapidement les e-mails comme «lus»

Si vous sautez d’un message au suivant, vous avez lu le premier e-mail, n’est-ce pas? Vous pouvez apprendre à Outlook le comportement correspondant en vous rendant dans la rubrique «espaces Outlook» dans «Fichier > Options > E-mail». Ici, cliquez sur le bouton «Espaces de lecture».

Marquer les messages comme lus dans Outlook
Outlook vous laisse choisir le moment auquel un e-mail est considéré comme lu.

Vous définissez ici le moment auquel un-mail est considéré comme lu. Un e-mail est lu lorsqu’il n’apparaît plus en gras dans la liste. Vous aboutissez au comportement de réception avec l’option «Marquer l’élément comme lu si une nouvelle sélection est effectuée».

Partager des pièces jointes Outlook au lieu de les envoyer

Le problème est bien connu et pourtant fréquent au quotidien: si de gros fichiers sont envoyés par e-mail, ils provoquent un engorgement de la boîte de réception du destinataire. De surcroît, la copie de l’e-mail envoyé sollicite l’espace mémoire personnel. Il est bien plus élégant de partager des pièces jointes volumineuses sur un espace de stockage en ligne. L’e-mail ne comporte alors plus qu’un lien allégé. Cette approche fonctionne avec de nombreux espaces courants de stockage en ligne. Cette astuce explique la démarche pour Swisscom Storebox et Microsoft Outlook. Si vous avez installé le client Storebox, c’est-à-dire le logiciel d’accès, sur l’ordinateur, le plug-in Outlook a également été configuré. Si vous créez un nouveau message, vous verrez les deux symboles Storebox «Joindre des fichiers» et «Convertir des pièces jointes» dans la barre de menu «Message». Cliquez sur le premier et sélectionnez «Configuration» Vous décidez ici à partir de quelle taille de fichier Storebox entrera en scène.

Configuration Storebox
Dans la configuration de Storebox, vous définissez quand un fichier est intégré à l’espace de stockage en ligne sous forme de lien.

Si vous faites passer un fichier dans le message ou si vous l’y ajoutez avec le symbole «Ajouter un fichier» dans la barre de menu «Message», le logiciel vous demande si le ou les fichiers doivent plutôt être déposés sur Storebox. Dans l’affirmative, le plug-in copie le document sur l’espace de stockage en ligne et insère un lien dans le message.

Envoyer une pièce jointe Outlook Storebox sous forme de lien
Si vous ajoutez une pièce jointe à un e-mail, Storebox vous questionnera quant aux modalités d’envoi.

Le destinataire peut alors cliquer sur le lien pour ouvrir le document sans charger inutilement sa boîte de réception. Il n’est pas tenu de disposer d’un compte Storebox pour cela.

Aperçu rapide de message

L’aperçu dans la liste des messages Outlook vous permet de visualiser rapidement le contenu d’un message, tout du moins ses premières lignes. Dans la barre de menu «Vue», vous pouvez déterminer l’étendue du contenu fourni en aperçu avec le symbole «Aperçu de message». Deux ou trois lignes sont amplement suffisantes.

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