Geschäftsreisen und Ferien planen
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Voici comment planifier vos absences de manière optimale

Une bonne planification aide les PME à aborder les vacances et les absences professionnelles de manière détendue. La liste de contrôle pour la préparation.

L’été. Pour beaucoup de PME, c’est le moment où les affaires sont plus calmes et où les vacances se profilent. Mais peu importe que vous profitiez du temps libre ou que vous continuiez de vous consacrer à vos affaires, vous pouvez mieux profiter ou utiliser de telles absences si vous les préparez comme il faut. La liste de contrôle suivante peut vous aider.

 

Dans les semaines précédentes

Informer:

  • Annoncez que votre magasin, commerce, restaurant ferme pendant les vacances: fournissez à temps des informations dans votre magasin, sur votre site Internet, dans la newsletter, dans l’appli, sur la page Facebook, sur Xing et LinkedIn, etc.
  • Indiquez au télésecrétariat (si vous en utilisez un) l’endroit où les appels doivent être transmis.
  • Informez les clients, les fournisseurs, les partenaires commerciaux et les autres organismes externes de votre absence en temps opportun, par e-mail ou avec élégance en l’indiquant dans votre signature. Vous mentionnerez également qui assure la suppléance.
  • Si vous voyagez à l’étranger: vérifiez vos minutes d’appel et votre volume de données et activez éventuellement des paquets plus avantageux pour l’itinérance, par exemple avec le Cockpit Itinérance de votre inOne PME office.

Planifier:

  • Organisez votre remplacement et une réunion de transmission.
  • Déterminez comment et pour qui vous voulez être joignable et quels appels doivent être transmis à d’autres personnes. La méthode la plus simple est d’effectuer cette planification au moyen d’applications de téléphonie fixe modernes. De cette façon, vous gérez facilement pour qui vous êtes disponible même pendant vos absences et pour qui vous préférez transmettre l’appel à votre suppléant.
  • Le dernier jour, réservez du temps pour les «travaux de dernière minute».
  • Planifiez les sujets pour la réunion de transmission avec votre remplaçant.
  • Prévoyez qui arrosera les plantes dans le magasin.

Déléguer:

  • Donnez les droits nécessaires à votre remplaçant en ce qui concerne par exemple l’e-banking, l’accès aux documents numériques dans le service de stockage en ligne et la comptabilité – ou physiquement aussi la clé de la boîte aux lettres.
  • Répartissez les tâches qui doivent être réalisées pendant votre absence.
  • Faites éventuellement transférer votre courrier.

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