Microsoft Exchange: Termine, Mails und Aufgaben unter Android und iOS nutzen
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Voici comment votre smartphone travaille avec Exchange

Outlook et Exchange sont tous deux des classiques sur PC. Mais comment utilisez-vous les rendez-vous, les e-mails et surtout les tâches sur votre smartphone lorsque vous êtes en déplacement? Conseils et recommandations – et une explication des raisons pour lesquelles il vaut peut-être mieux ne pas installer l’appli Outlook sur votre iPhone ou votre smartphone Android.

N’est-il pas ironique de constater que sur PC, Microsoft Outlook est le logiciel le plus utilisé pour l’e-mail, la planification des rendez-vous et la gestion des tâches. Mais sur smartphone (iOS comme Android) Outlook n’est guère représenté. Ceci est dû à des problèmes de sécurité car l’appli Outlook 2015 initiale avait stocké les informations d’identification de tous les comptes sur un serveur externe. A ce jour, il existe certes une version plus récente de l’appli, mais aucune déclaration officielle indiquant si ce problème de sécurité a été réglé.

L’appli Outlook n’est donc un bon choix pour avoir ses e-mails, ses rendez-vous et ses tâches sur son smartphone que dans certaines conditions. Heureusement, cependant, il existe des alternatives bien conçues pour faire travailler votre iPhone ou votre smartphone Android avec Exchange. Il s’agit de la composante serveur pour Outlook d’Office 365 Business, qui prend en charge l’envoi des mails, la planification des rendez-vous, le stockage et le partage des tâches. En raison de la large diffusion d’Exchange, la prise en charge des logiciels de groupe Microsoft est très répandue.

Mais si la synchronisation des courriers électroniques et des données de calendrier est l’un des exercices les plus simples, la gestion des tâches s’avère problématique. La raison est qu’iOS et Android sont tous deux fournis sans une appli de listes de tâches appropriée. Certes, l’iPhone synchronise les tâches via l’appli «rappels», mais la fonctionnalité est trop limitée pour un Task-Management raisonnable.

Configuration des e-mails et des calendriers depuis Exchange

Les applis pour les e-mails et les calendriers fournies par les smartphones iOS et Android fonctionnent bien avec Microsoft Exchange. La procédure est similaire sur les deux systèmes: vous pouvez utiliser les paramètres pour créer un nouveau compte de type «Exchange» afin de synchroniser les e-mails et les rendez-vous. Cette procédure fonctionne généralement avec Office 365, un serveur Exchange auto-exploité, des adresses Outlook.com/Hotmail et quelques alternatives Exchange qui prennent en charge le protocole ActiveSync.

Gérer les tâches avec des «moyens maison»

L’appli «rappels» d’iOS est bien adaptée pour un aperçu rapide des tâches à venir, mais pas plus. L’étendue des fonctions est trop limitée, l’une des méthodes décrites ci-dessous vous aidera à mieux vous débrouiller sur votre iPhone.

En revanche, Google poursuit une approche intéressante. L’appli Gmail prend en charge les tâches sous Android, mais pas sur l’iPhone. Toutefois, elle ne gère que les comptes Exchange et, curieusement, même pas Gmail. Cependant, là aussi, la prise en charge des tâches est rudimentaire. On peut au moins ajouter une échéance. Si vous utilisez la gestion des tâches Exchange pour votre travail quotidien, vous devriez également utiliser une autre solution sous Android.

Applis de tâches pour la synchronisation Exchange

Compte tenu des évaluations des utilisateurs et des rapports de test, «Tasks & Notes» devrait être la meilleure appli Android pour les listes de tâches et Exchange/Outlook. Les données sont échangées via une connexion cryptée, et des méthodes de gestion du temps telles que «Getting Things Done» peuvent également être mises en œuvre dans l’appli. L’appli prend également en charge les notes Outlook. Tasks & Notes peut être testé gratuitement pendant 14 jours, après quoi 5 francs sont dus. Appli TaskTask pour iOS

«TaskTask», l’équivalent pour les utilisateurs iPhone et iPad, est tout aussi coûteux. L’appli prend en charge la gestion des tâches personnelles avec Office 365 ou les propres serveurs Exchange. En outre, TaskTask est également compatible avec les tâches Google.

Applis de listes de tâches en alternative

Appli iOS Android Remember the Milk Une autre possibilité est de gérer les listes de tâches avec un système séparé qui se connecte à Outlook ou Exchange. C’est cette dernière approche qu’a adoptée «Remember the Milk». Ce système éprouvé de liste de tâches synchronise les entrées avec Exchange. Pour cela, on a toutefois besoin d’un compte pro qui coûte environ 40 francs par an.

Appli de liste de tâches Todoist pour iOS et AndroidTodoist suit une approche différente, dont nous avons déjà décrit les fonctions dans cette comparaison d’applis de listes de tâches. Avec l’add-on à Outlook sous Windows, les tâches peuvent être stockées directement dans le monde Todoist sans passer par Exchange. Le prix d’une version Premium ou Business est d’environ 40 CHF par utilisateur et par an.

 

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Une réflexion au sujet de « Voici comment votre smartphone travaille avec Exchange »

  1. Veuillez svp mieux expliciter les différences entre « Remember the milk » et « Todoist ». J’avoue ne pas très bien « piger » ces notions, elles me paraissent un brin abstraites !… Merci à Swisscom pour son aide très souvent concrète et bien explicitée !

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