Tipps zur Evaluation von Business-Software für KMU
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Comment les entreprises trouvent le logiciel adapté

Les logiciels de gestion représentent le moteur de toute PME. Mais de quel type de logiciel les entreprises ont-elles besoin? Premières étapes de l’évaluation des applications de gestion adaptées.

Maja Rentsch, directrice de Razionell GmbH, était insatisfaite. Le fardeau administratif était trop lourd pendant les premiers exercices et les procédures au sein de son entreprise étaient par conséquent inefficaces. Tout cela relève toutefois du passé. La solution consistait à acquérir le logiciel de gestion adapté. Pour cela, Maja Rentsch s’est intéressée au capital, aux idées, aux clients potentiels et actuels, aux machines et aux locaux. Elle a comparé des logiciels de gestion avec ses exigences en vue d’appuyer les procédures administratives et opérationnelles de l’entreprise. Depuis, tout est bien plus simple pour la directrice.

De quel type de logiciels une PME a-t-elle besoin?

Voici les applications les plus importantes qui enlèvent une charge de travail considérable aux salariés de l’administration, du service commercial et du service clientèle:

Traitement des ordres

Il devrait être très simple de créer un ordre dans le système et d’en aviser les collaborateurs concernés. Dans le cas idéal, le client peut même créer un ordre lui-même:il n’a plus qu’à être contrôlé et transmis à la production. Les patrons modernes le font généralement depuis leur téléphone portable.

Exception: le client vient de toute manière toujours directement au magasin et y est servi personnellement. Dans ce cas, un traitement des affaires en suspens suffit pour être en mesure de livrer ultérieurement au client des produits qui ne sont pas en stock.

Facturation

De nos jours, les factures sont créées sur ordinateur. Il est conseillé d’utiliser une solution standard éprouvée. Si seules quelques factures sont créées chaque année, des tableaux Excel et un logiciel de traitement de texte suffisent amplement.

Les factures immédiates manuelles sur un carnet de quittances sont encore courantes en déploiement mobile. Une solution de facturation mobile sur tablette serait plus intéressante pour simplifier l’intégration des données à la comptabilité financière et pour réduire la charge de travail administrative.

Comptabilité des stocks

Les entreprises qui disposent d’un grand nombre d’articles en stock et qui souhaitent recevoir un rappel automatique des commandes d’appoint peuvent utiliser un logiciel de gestion de stocks. Dans l’idéal, les articles souhaités sont décomptés du stock en même temps que l’ordre est déclenché.

Comptabilité financière

Une comptabilité financière est indispensable pour toute entreprise pour conserver une vue d’ensemble de sa santé financière. De plus, le législateur contraint les entreprises à tenir une comptabilité.

Les entreprises qui confient la tenue de leur comptabilité à une fiduciaire ne sont pas tenues d’installer leur propre logiciel de comptabilité. Soit l’entreprise envoie tous ses reçus à la fiduciaire, soit elle déploie un logiciel de saisie des reçus, ce qui est plus rationnel et moins onéreux. Les données numérisées sont alors automatiquement transmises à la fiduciaire.

Catalogue de produits et de services

Le catalogue de produits et de services contient la description des produits et des services principaux de toute entreprise. Il devrait aussi être disponible sur les appareils mobiles et contenir des photos et des listes de prix. Il représente en effet la carte de visite de l’entreprise.

Dans l’idéal, le catalogue actuel est disponible pour les clients sur le site Internet de l’entreprise. Dans le cas de listes de produits exhaustives et complexes, il peut être intéressant de ne les rendre disponibles que pour les conseillers commerciaux internes au moyen d’une appli. Les conseillers sont formés avec professionnalisme et peuvent présenter les produits aux clients en leur fournissant des explications techniques.

Gestion des contrats

Tous les contrats, ainsi que les clients, les fournisseurs et les collaborateurs, sont consignés dans la gestion des contrats. N’importe quel contrat peut ainsi être facilement localisé. L’avertissement précoce lié aux préavis de résiliation et de licenciement peut également se révéler avantageux.

Gestion des affaires en suspens

Les affaires en suspens prennent forme au cours de tout travail. Les tâches sont souvent rassemblées, gérées et traitées dans Outlook. Une solution centrale de gestion des affaires en suspens permet toutefois de traiter les listes To-do impliquant plusieurs personnes sous forme séquentielle par exemple. Une convention complexe peut ainsi subir toutes les instances concernées avant d’être clôturée.

Des tâches de projet prennent naissance dans les projets. Dans l’idéal, tous les participants devraient avoir accès à toutes les tâches et y saisir les dernières informations. Elles sont alors toujours à jour sans pour autant qu’il en résulte le chaos dans les e-mails.

Avec un système de traitement des affaires en suspens, il est également possible de recenser les réclamations de manière systématique et de les traiter avec cohérence, ce qui améliore la satisfaction de la clientèle.

Gestion des offres et des commandes

Un système de gestion des offres et des commandes permet de conserver une vue d’ensemble de toutes les offres et commandes dans l’entreprise. Les offres standard peuvent être créées en quelques clics et expédiées par e-mail sous forme de fichier PDF.

Les fonctions d’évaluation fournissent des informations détaillées sur le statut des offres et des contrats. Il est ainsi possible de savoir rapidement quand tel ou tel client a reçu une offre, où il faut encore négocier et quelles commandes ont été attribuées.

Saisie du temps

Avec une solution moderne de saisie du temps, les collaborateurs peuvent saisir leur temps de travail de manière commode et sur leur smartphone et ils peuvent même procéder à l’affectation des mandats si nécessaire. Cela permet de saisir le temps de travail de manière flexible et indépendante du lieu et évite d’avoir à enregistrer plusieurs fois les heures travaillées.

Saisie des absences

Qui part quand en vacances? Les suppléants ont-ils été avisés et sont-ils disponibles? Qui est malade et à quelle fréquence? Un logiciel de saisie des absences permet de répondre facilement à ces questions. La gestion des absences peut éventuellement aussi être intégrée à un logiciel de saisie du temps.

Données des clients (Customer Relationship Management, CRM)

Les données des clients constituent la base d’un marketing efficace pour des activités ciblées. Bien que les informations correspondantes soient souvent contenues dans la gestion des commandes, il faut toutefois être en mesure de les utiliser pour des activités de vente spécifiques. Il est ainsi possible de savoir à tout moment quel client s’intéresse à tel ou tel produit.

Site Internet

Un site Internet attrayant et accessible depuis des appareils mobiles est la carte de visite de l’entreprise. Outre la présentation de l’entreprise, il comporte aussi le catalogue des produits et des services, les success stories et des modalités accueillantes de prise de contact, de passation de commandes ou de demande d’offres. Sur le plan technique, il doit permettre la publication automatique de descriptions d’articles, de listes de prix actuelles, d’articles de blog ou de nouveautés. C’est pourquoi il est conseillé d’utiliser l’un des nombreux CMS (Content Management System) pour gérer le site Internet.

Envoi d’une newsletter

Il existe actuellement d’innombrables solutions sophistiquées pour générer simplement des e-mails captivants contenant une newsletter. Ceux-ci sont envoyés automatiquement à un cercle de clients défini avec précision pour que le résultat puisse ensuite être évalué en détail.

Conseils sur l’acquisition de logiciels

Vous devriez d’abord effectuer une analyse de vos besoins pour que votre entreprise puisse acquérir les logiciels adaptés. Cette analyse devrait poser les questions suivantes, parmi d’autres:

  • Où perdons-nous du temps dans le travail?
  • Nos clients sont-ils bien pris en charge? Si non, qu’est-ce que fait défaut pour bien les prendre en charge?
  • Faut-il alimenter l’ordinateur avec les mêmes informations plusieurs fois.
  • Avons-nous une bonne vue d’ensemble de nos offres et de nos commandes?
  • Serait-il possible de créer des offres plus simplement?
  • Des informations sont-elles perdues dans l’entreprise?
  • L’entreprise devrait-elle informer ses clients des nouveautés plus souvent?

En se penchant sur ces questions, vous déterminerez rapidement les secteurs de l’entreprise qui nécessitent un travail et vous saurez comment les aborder, que ce soit grâce à une application standard ou à une solution sur mesure. Assurez-vous que votre entreprise est équipée d’un portefeuille équilibré de logiciels pour affronter l’avenir numérique. Avec les bonnes applications, une PME gagne du temps, ce qui lui permet de renforcer dans le même temps la qualité, la satisfaction des collaborateurs et la fidélisation de la clientèle.

Il peut être judicieux de consulter un prestataire informatique de confiance pour l’analyse et l’acquisition. Celui-ci devrait se faire une idée aussi large que possible de toute la palette d’offres actuelles et de possibilités techniques et se concentrer uniquement sur certaines niches ou certains types de logiciels.

Peut-être que votre propre personnel recèle un grand savoir-faire informatique, au point que vous puissiez vous charger vous-même de votre avenir numérique. Il existe par ailleurs des outils puissants qui permettent aux power users engagés de créer des solutions de qualité et de les développer continuellement pour un volume de travail modeste. Il peut s’avérer intéressant de jeter un coup d’œil aux PowerApps de Microsoft telles que ServiceNow ou Protogrid et de les essayer.

Auteur:

Daniel Breitenmoser est chef de projet chez Ategra AG à Zurich. L’entreprise concrétise des solutions logicielles modernes pour des entreprises couronnées de succès en Suisse et à l’étranger. Il s’agit d’assurer un résultat encore plus élevé pour l’entreprise au moyen de solutions logicielles avancées. C’est pourquoi Ategra propose avec «Protogrid» une plateforme de développement innovante pour des applications spécialisées simples et favorisant l’augmentation de la productivité.

 

Image de titre: Keystone

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