Conseils: réussir l’introduction de la plateforme de collaboration Microsoft Teams dans l’entreprise
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Réussir l’introduction de Microsoft Teams dans l’entreprise

Microsoft Teams est le nouveau centre de communication d’Office 365 pour smartphone et ordinateur. Christof Lutz, directeur de la PME suisse Wilcowa AG, explique comment réussir son intégration et raconte son expérience dans les conseils qui suivent.

Christof Lutz, directeur de Wilcowa AG Baumaschinen, a introduit Microsoft Teams dans son entreprise. Les près de 30 collaborateurs de l’entreprise utilisent Teams, en particulier pour la communication interne. Christof Lutz est lui-même convaincu: «Teams est tout ce que j’ai toujours cherché.» L’objectif central lors de l’introduction était d’initier les collaborateurs aux nouvelles formes de communication et d’en démontrer la valeur ajoutée, comme le gain de temps et un échange mutuel plus étroit.

Wilcowa utilise la version de Teams disponible avec la licence Office 365 installée. Christof Lutz a transféré les documents existants de l’entreprise des serveurs locaux vers SharePoint afin qu’ils soient accessibles via Teams – aussi bien sur l’ordinateur du bureau que sur le smartphone, depuis le chantier. Dans cet article, Christof Lutz partage ses propres expériences et donne des conseils pour introduire Teams avec succès.

Avant l’introduction: dans quelle mesure Teams est-il adapté à la culture d’entreprise?

Avec le chat, la visiophonie et les réunions en ligne, Microsoft Teams propose des formes de communications auxquelles les collaborateurs ne sont peut-être pas habitués dans le cadre professionnel. Pour en réussir l’introduction, il faut donc faire ses devoirs et répondre aux questions suivantes:

  • Quel style de communication cultivons-nous dans l’entreprise, et la forme détendue du chat de Teams lui correspond-elle?
  • Dans quelle mesure l’entreprise, et les collaborateurs, sont-ils ouverts à la nouveauté?
  • Quels sont les avantages de Teams? Comment voulons-nous communiquer dessus, et quels processus permet-il d’accélérer? Gagnons-nous seulement du temps ou pouvons-nous ainsi améliorer la qualité de la communication?

Une fois ces questions élucidées, et les avantages évidents, il est possible d’introduire Teams avec succès.

«Quand je me tiens à l’écart en tant que chef, l’échange est bien plus ouvert.»

Christof Lutz, Wilcowa AG

La direction doit essuyer les plâtres

Christof Lutz a introduit Teams de sa propre initiative, en suivant donc une approche «top-down». Afin que cela fonctionne, la direction et les personnes clés (les «modèles») doivent utiliser Teams dans l’entreprise et en faire l’expérience en premier. Wilcowa a d’abord installé Teams à l’échelle de la direction et du conseil d’administration puis recueilli les expériences avant de déployer la plateforme de communication sur l’ensemble de l’entreprise.

Des tutoriels vidéo expliquent comment utiliser Teams

Christof Lutz, Wilcowa AG

Pour Wilcowa, Christof Lutz mise sur la sauvegarde des données sur le cloud.Depuis bientôt deux ans, le serrurier qualifié Christof Lutz dirige Wilcowa AG et ses quelque 30 collaborateurs répartis sur trois sites. L’entreprise a son siège principal à Regensdorf (ZH) et se spécialise dans le service et la distribution de machines de chantier, comme des pompes à chape et des projeteurs d’enduit.

Pour répondre aux questions sur certaines fonctions, Christof Lutz a créé une courte vidéo sur le sujet, pour laquelle il a enregistré l’écran («screen recording»): «C’est plus rapide, plus simple et plus parlant que des instructions écrites.» Cette vidéo, il l’a ensuite partagée directement dans Teams, sur la plateforme vidéo Microsoft Stream.

Utiliser Microsoft Teams comme une base de connaissances

Chez Wilcowa, l’échange interne d’informations et de connaissances a lieu soit en personne soit en ligne, principalement sur Teams. La plateforme ne donne pas seulement accès aux documents correspondants; elle sert également de point de contact en cas de questions. Les conversations étant enregistrées dans les canaux de Teams, les collaborateurs peuvent également chercher des solutions parmi les questions déjà posées. Cette approche a des avantages par rapport à la résolution de problèmes par e-mail ou téléphone:

  • Celui qui pose la question s’adresse à tous les collaborateurs et n’a pas besoin de rechercher un spécialiste particulier, ce qui augmente les chances d’obtenir rapidement une réponse.
  • Comme le chat fonctionne également sur l’application pour smartphone, les collaborateurs peuvent non seulement poser leurs questions à chacun des trois sites de Wilcowa, mais ils peuvent même le faire directement depuis le chantier.
  • Des réponses existantes peuvent être recherchées, indépendamment du fait que le spécialiste concerné soit présent ou non.

Cette forme d’échange des connaissances nécessite la participation active de tous les collaborateurs. C’est seulement ainsi que peuvent survenir des expériences positives qui dissipent l’appréhension avant de poser des questions et accélèrent les processus en cas de problèmes. Christof Lutz a toutefois eu une autre expérience avec cette forme d’échange de connaissances: «Quand je me tiens à l’écart en tant que chef, l’échange est bien plus ouvert et intense.»

Faciliter l’échange d’informations informel

La communication avec les fournisseurs et partenaires se fait toujours par e-mail. Avec l’introduction de Teams, Wilcowa a toutefois fortement réduit le nombre d’e-mails internes. Avec ces formes de communication, le chat de Teams remplace l’e-mail:

  • échange informel et informations brèves;
  • échange d’informations – voir conseil sur la base de connaissances;
  • échange d’informations internes confidentielles: dans Teams, ces dernières restent dans le cadre contrôlé du canal de chat. L’envoi accidentel à de mauvais destinataires est ainsi évité.
  • collaboration sur un document – voir prochain conseil.

Travailler ensemble sur des documents

Avec SharePoint comme système de stockage de documents en arrière-plan, il est possible de travailler sur les documents Office en simultané par l’intermédiaire de Teams. Cela évite d’avoir à envoyer les fichiers par e-mail, de donner de l’ampleur à la communication et de retrouver soudain plusieurs versions en circulation. Pour ce qui est de la gestion des versions, il est par ailleurs possible de suivre qui a apporté telle ou telle modification et à quel moment.

«La direction doit être la première à utiliser Teams.»

Christof Lutz, Wilcowa AG

Tenir des réunions ad hoc sur Teams

Depuis l’introduction de Teams chez Wilcowa, les collaborateurs échangent de plus en plus souvent lors de courtes réunions en ligne, également appelées stand-up meetings, ou réunions debout. Cela facilite l’échange entre différents sites et lieux de travail. «Nous sommes devenus bien plus agiles», résume Christof Lutz.

Renforcer la cohésion par la visiophonie

La nature du métier des collaborateurs du service extérieur implique qu’ils ne soient que rarement présents au bureau. «Nous échangeons davantage par visiophonie», affirme Christof Lutz. «Cela amène un contact bien plus humain que le simple téléphone.» La visiophonie renforce la cohésion, mais elle améliore également la qualité de l’échange.

 

Microsoft Teams

Microsoft Teams: accéder aux chats professionnels, réunions en ligne et documents sur son smartphoneTeams est le centre de communication de Microsoft Office 365 for Business. D’un côté, l’application intègre les fonctions de Skype for Business, comme le chat, les réunions en ligne, le partage d’écran, et la téléphonie entre utilisateurs. De l’autre, Teams intègre des anciennes applications autonomes Microsoft, comme Planner pour les tâches ou StaffHub pour la planification opérationnelle. L’intégration à SharePoint permet de consulter ou de modifier les documents directement dans Teams.

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