Outsourcing beim Treuhänder: Praxisbeispiel Trewitax
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Comment la fiduciaire et les clients tirent profit du cloud

Exigences élevées en matière de protection des données et l’accès en tout lieu: ces raisons ont joué un rôle dans la décision de la société fiduciaire saint-galloise Trewitax de transférer l’ensemble de son informatique chez Swisscom et sur le cloud. Il ne s’agissait toutefois que d’une première étape de la transformation numérique, qui modifie également le secteur même. Un matin frais, légèrement nuageux. L’automne se fait sentir. Hermann Rothauer est assis dans le bureau d’un client. Devant lui, son ordinateur portable. Sur le bureau, à côté de lui, se trouvent plusieurs dossiers et d’autres documents de comptabilité. Hermann Rothauer, expert en fiduciaire, attrape un dossier, choisit une feuille et compare les chiffres avec ceux affichés sur l’écran. Jusque-là, la révision de la comptabilité n’a révélé aucune inexactitude. Hermann Rothauer est satisfait. Dans le cours de la journée, il confirmera par sa signature que la comptabilité de l’entreprise est irréprochable. https://vimeo.com/269822475

«La numérisation modifie le travail de la fiduciaire, au bénéfice des clients.»

Hermann Rothauer est satisfait. Depuis que l’échange de données avec les clients est en grande partie numérisé, il a plus de temps pour les conseiller. «La numérisation modifie mon travail», constate-t-il. «Au lieu de collecter les justificatifs papier, je réalise davantage de missions de controlling. Les clients en tirent profit car cela me donne maintenant la possibilité de réaliser les calculs pertinents pour les décisions stratégiques de l’entreprise.» A l’ère analogique, cela aurait été tout simplement impensable.

Flexible grâce au cloud

Ce matin encore, l’accès aux données du client sur le cloud a impeccablement fonctionné. L’an dernier, Trewitax, l’entreprise qu’Hermann Rothauer a cofondée à Saint-Gall, a fait ses premiers pas dans le cloud, où la totalité de son informatique a été transférée. Le nom «Trewitax» se compose des objectifs de l’entreprise: fiduciaire, audit et conseil fiscal sont les trois domaines auxquels se consacrent ses quelque trente collaborateurs sur trois sites en Suisse. Le groupe Trewitax possède également trois autres filiales dans des pays voisins. «En faisant notre entrée sur le cloud, nous avons fait un pas important vers la numérisation de notre travail», remarque Hermann Rothauer. «Nous avons aussi posé les bases pour de nouvelles avancées.» L’utilisation du cloud aide également Hermann Rothauer dans son travail sur place chez les clients. «J’ai accès à toutes les données nécessaires comme les modèles de développement ou les outils d’analyse», explique le spécialiste de la révision, avant d’ajouter: «Cette flexibilité était une raison essentielle du choix de cette solution.» Hermann Rothauer peut ainsi travailler là où c’est le plus adapté: sur place chez les clients; au bureau de Saint-Gall; mais également de chez lui, en télétravail. Il résume brièvement les exigences informatiques de son entreprise: «Flexibilité, simplicité et sécurité.»

«Nous travaillons dans un secteur sensible où les données des clients sont extrêmement confidentielles.»

Transfert de l’informatique et protection des données assurée

Hermann Rothauer n’a pas à se poser de questions d’informatique: le chef d’entreprise en a transféré toute la gestion. Après évaluation avec la société de services informatiques Inconet Technology, Trewitax s’est décidée pour l’offre d’externalisation Swisscom Smart ICT. Dans ce cadre, Swisscom prend en charge l’ensemble de l’infrastructure informatique et de communication: des serveurs du cloud à l’installation téléphonique, en passant par l’ordinateur portable qu’Hermann Rothauer utilise lors de la révision chez les clients. La protection des données représente un défi particulier lors de l’accès au cloud. En effet, des dispositions légales strictes s’appliquent aux entreprises fiduciaires en ce qui concerne l’accès aux données des clients. La loi fédérale sur la protection des données exige que les données soient stockées en Suisse et interdit leur transmission sur des réseaux étrangers. Evidemment, ces conditions ont joué un rôle dans le choix du prestataire d’externalisation, explique Hermann Rothauer: «Nous travaillons dans un secteur sensible où les données des clients sont extrêmement confidentielles. C’est également pour cette raison que nous avons choisi Swisscom. Nous faisons confiance à son réseau ainsi qu’aux centres de calcul suisses.» L’accès aux données des clients sur le cloud passe donc par le réseau Swisscom et non par Internet. Cela permet de garantir que les informations sensibles soient stockées et traitées uniquement en Suisse. Hermann Rothauer en est certain: le cloud, c’est l’avenir: «Il faut oublier ses réserves vis-à-vis du cloud», affirme-t-il. «Bien sûr qu’il est nécessaire d’assurer la sécurité des données, mais l’avenir de notre secteur réside dans le numérique. Cela se voit déjà pour le décompte de la taxe à la valeur ajoutée et pour la communication avec les assurances sociales.»

Plus de temps à consacrer à la clientèle grâce à la numérisation

Le ciel s’est dégagé, et les rayons de soleil assurent maintenant une température agréable pour l’automne. Exceptionnellement, Hermann Rothauer n’est plus devant son écran, mais est en train de discuter des derniers détails de comptabilité avec ses clients. Il reste encore beaucoup de travail manuel en comptabilité. C’est pourquoi Hermann Rothauer prévoit de faire un pas supplémentaire en direction de la transformation numérique: «Nous allons mettre en place un logiciel pour nous assister dans les tâches de révision et dans le cadre de l’assurance qualité.» Pour des raisons de protection des données, ce logiciel tournera lui aussi sur le Swisscom Cloud. En effet, les experts de la comptabilité tirent également profit de l’assistance informatique dans les tâches quotidiennes: «Nous allons numériser les données clients les plus importantes de nos archives», précise Hermann Rothauer. «Avec le logiciel de révision, nous pourrons effectuer l’évaluation sur plusieurs années et déceler plus rapidement les évolutions.» Si cela va demander un effort certain au début, «l’automatisation nous permet de gagner beaucoup de temps sur les tâches quotidiennes», explique Hermann Rothauer pour en esquisser les avantages. «De cette manière, nous pouvons mieux conseiller la clientèle.» Alors qu’Hermann Rothauer quitte le bureau de ses clients, il fait maintenant si chaud qu’il peut se passer de son manteau. Il le plie sur son bras et se met en route. Le reste des tâches de la journée, il les effectuera à la maison, en télétravail.

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