Sechs Tipps für korrekte geschäftliche E-Mails

La communication professionnelle par e-mail

Les six points essentiels pour rédiger des e-mails de qualité

Ces dernières années, les habitudes de lecture des e-mails ont beaucoup changé. Nous sommes tous devenus des lecteurs ultra rapides et multi-tâches. Un texte bien structuré, des contenus concis et des formules bien pensées facilitent la communication pour les deux parties et créent, qui plus est, une atmosphère positive. Voici les six conseils les plus importants.

1. Commençons par l’essentiel: un objet clair

Un objet bien formulé est très utile pour garder une bonne vue d’ensemble de l’avalanche d’e-mails que l’on reçoit au quotidien. Il permet de s’orienter en un seul coup d’œil et de retrouver rapidement des e-mails ultérieurement. Plus la ligne d’objet est précise, plus vous aurez de chances que votre message soit véritablement lu. Pour les fils de discussion particulièrement longs, il peut être judicieux de modifier l’objet afin qu’il soit adapté au nouveau contenu. Astuce: rédigez l’objet à la fin, une fois que vous avez fini d’écrire le texte. C’est en effet le meilleur moment pour bien résumer le contenu de votre message.

2. Concision SVP!

Concentrez-vous sur l’essentiel lorsque vous rédigez des e-mails. Votre message y gagne en clarté et tout malentendu peut être évité. Vous augmentez ainsi considérablement vos chances de recevoir une réponse rapide. En clair, renoncez aux formules compliquées, confuses et aux mots superflus. Pour être efficace, un e-mail devrait compter 50 à 125 mots au maximum. Si des informations complémentaires sont nécessaires, elles peuvent être envoyées en pièce jointe. Un conseil: une fois votre texte rédigé, relisez-le et vérifiez ce qui est indispensable et ce qui ne l’est pas – supprimez tout ce qui est superflu!

3. Rédigez un texte agréable à lire

Pensez à structurer le contenu de votre message en paragraphes logiques, ajoutez-y des titres pertinents si nécessaire, et utilisez des points ou des énumérations. Le lecteur pourra ainsi mieux saisir le contenu de votre e-mail. Astuce: utilisez des outils de conception simples, comme par exemple des espaces entre les paragraphes, des titres en gras, des éléments visuels tels que des numérotations ou des listes à puces.

4. Une erreur? Inadmissible!

Les fautes d’orthographe et les indications erronées font mauvaise impression. Pensez-y: ne cliquez pas simplement sur «envoyer» après la rédaction de votre e-mail, mais relisez-le soigneusement. Vous pourrez alors corriger d’éventuelles erreurs et vérifier si tout est bien juste. De plus, des e-mails sans fautes ni erreurs augmenteront la confiance du destinataire. Un petit conseil: un correcteur d’orthographe peut être d’une aide précieuse.

5. Economisez du temps avec les bons outils

Utilisez des blocs de texte pour les formules standard. Cela vous permet de gagner un temps précieux et vous évitez ainsi de faire des fautes de frappe. Exemple: au lieu de taper «Chère Madame», saisissez simplement «CM» et la formule d’appel s’écrit d’elle-même! Notre astuce: un rédacteur professionnel peut vous aider à créer vos modèles de texte.

6. Une fin efficace

On peut bien évidemment terminer un e-mail avec les formules classiques telles que «Meilleures salutations» ou «Très cordialement». Cela fonctionne toujours. Mais il s’avère que les e-mails se terminant sur une tonalité reconnaissante sont bien reçus et qu’ils atteignent un taux de réponse supérieur. Ainsi, pour susciter un effet positif, vous pouvez utiliser des formules telles que «En vous en remerciant d’avance», «Je vous remercie de…» ou terminez simplement votre message par un simple «Merci». Des questions bien formulées ont aussi un très bel effet à la fin d’un e-mail, comme par exemple «Pourriez-vous me répondre rapidement?». Ce type de Call-to-Action (appel à l’action) augmente vos chances d’entrer en dialogue avec votre destinataire.   Auteure: Fabienne Hänsli, GrypsFabienne Hänsli travaille auprès du GRYPS Offertenportal AG dans les domaines de la création de contenu, de la SEO et du Leadmanagement. L’offre de Gryps.ch s’est spécialisée dans l’assistance aux PME pour l’achat d’équipement et de services de bureau. Gryps se charge ainsi de la recherche du meilleur fournisseur à la place de l’entreprise. Au lieu de faire des recherches pendant des heures sur le web, les acheteurs potentiels trouvent les trois fournisseurs les plus adéquats en un rien de temps sur Gryps.ch. La palette de produits que l’on peut trouver chez Gryps est vaste et couvre aussi bien le développement de logiciels que l’infrastructure de bureau ou la recherche d’une société fiduciaire. Le service est gratuit pour les acheteurs potentiels.