Comment les PME profitent de l’externalisation des services informatiques
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Comment les PME profitent de l’externalisation des services informatiques

Les PME suisses travaillent avec des solutions informatiques. Le chef de l’entreprise ou un collaborateur est aussi responsable du fonctionnement de l’informatique dans près de 40% des petites entreprises. C’est ce que montre l’étude sur les PME de Microsoft de l’année 2013. Dans plus d’un tiers des PME, l’effort fourni pour résoudre les problèmes informatiques, effectuer les sauvegardes et les mises à jour, etc., dépasse les trois heures par semaine. Sur l’ensemble de l’année, cela fait presque un mois de travail; un temps qui ne peut donc pas être utilisé pour les activités principales ou qui est compensé par des heures supplémentaires.

 

Trois variantes pour l’allègement

Il existe pourtant une solution à ces problèmes. Grâce au développement technique, il n’est aujourd’hui plus forcément nécessaire que toute l’infrastructure soit sur le site et y soit aussi gérée. Il est possible d’externaliser au moins une partie de l’informatique ou de s’en occuper depuis l’extérieur. Concrètement, trois variantes peuvent être envisagées.

  • Managed Services: l’infrastructure IT reste dans la PME sur le site et une société de services informatiques spécialisée est responsable de l’entretien.
  • Externalisation: l’infrastructure IT est exploitée dans le centre de calcul de la société de services informatiques plutôt que sur place. Le matériel est donc entreposé chez le fournisseur et non pas dans vos propres locaux.
  • Prestations IT sur demande:

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    Cloud: il existe ici différentes versions. Avec l’«Infrastructure as a Service» (IaaS), la PME déplace l’infrastructure existante, en intégralité ou en partie, dans le centre de calcul du cloud d’un fournisseur.Le serveur peut ainsi exploiter des applications d’entreprise telles que la comptabilité ou l’ERP comme infrastructure virtuelle sur le cloud. L’environnement familier est alors conservé. Toutefois, les utilisateurs accèdent dès lors non plus au serveur exploité localement mais au serveur virtuel du fournisseur hébergé sur le cloud en passant par une connexion sécurisée.
    Avec le «Software as a Service» (SaaS), la PME utilise des applications standards à partir du cloud d’un fournisseur local ou international. Parmi les services de public cloud connu, il y a par exemple Office 365 (Exchange Online, OneDrive for Business), Google Apps for Business (Gmail, agenda, Google Drive, etc.) ou la Storebox de Swisscom. 

 

L’application cloud la plus utilisée est la messagerie électronique. Pourtant, les PME ne peuvent pas exporter toute leur infrastructure vers le cloud. Dans la plupart des cas, ces trois variantes sont combinées. De cette manière, les PC dans vos bureaux peuvent être gérés par une société de services informatiques. Les applications d’entreprise importantes telles que la comptabilité, l’ERP ou la boutique en ligne fonctionnent quant à elles via le serveur virtuel d’un centre de calcul du cloud.

 

Augmenter la sécurité et la fiabilité

L’externalisation d’une partie au moins de l’environnement informatique offre des avantages significatifs pour l’exploitation. Concrètement, les PME en tirent profit à quatre niveaux:

  • Concentration sur les compétences fondamentales: comme l’effort à fournir pour la gestion de l’environnement informatique disparaît, il reste plus de temps à consacrer aux activités centrales.
  • Flexibilité: les données enregistrées dans le cloud sont accessibles de partout: au bureau, sur le poste de télétravail et pendant les déplacements sur le laptop, le smartphone ou la tablette. En outre, l’échange d’informations avec les collaborateurs, les clients et les fournisseurs est simplifié car les documents peuvent être partagés simplement.
    IaaS présente l’avantage considérable de pouvoir également activer les ressources nécessaires en toute simplicité. Si votre boutique en ligne doit gagner en puissance pour les fêtes de Noël, vous pouvez louer ce service pour une durée limitée. Les nouveaux environnements de serveur, nécessaires pour des tests de nouvelles applications par exemple, sont installés rapidement en quelques clics.
  • Sécurité et fiabilité: une société de services informatiques spécialisée possède les connaissances spéciales requises pour exploiter l’infrastructure de façon fiable et sûre: elles font partie de ses compétences fondamentales. Cela signifie que le risque de pertes de données en raison de problèmes techniques ou de malware diminue, tout comme le taux de défaillance. En outre, il est aussi possible de charger la société de services informatiques de la sauvegarde des données.
  • Actualité: dans les applications de cloud, il n’est plus nécessaire d’effectuer les mises à jour logicielles si fastidieuses. A la place, c’est l’opérateur qui s’occupe des actualisations courantes, ce qui permet à l’utilisateur de profiter régulièrement des améliorations.

 

Checklist pour l’externalisation

Le passage menant de l’environnement informatique local à une externalisation ou à des services cloud doit être abordé de manière stratégique et avec soin, éventuellement aussi en collaboration avec la société de services informatiques. Les questions suivantes facilitent la planification:

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  • Quelles sont les applications standards qui peuvent être facilement externalisées? Ce sont par exemple la messagerie électronique, l’enregistrement et la sauvegarde des données, la communication et la téléphonie.
  • Quels applications et environnements de serveur peuvent être confiés à une société de services informatiques et quels sont les avantages qui en résultent?
  • Où se trouve le plus grand avantage, par exemple dans la réduction du temps nécessaire, une baisse des coûts ou une plus grande sécurité?
  • Existe-t-il des applications qui peuvent être remplacées par une variante cloud puisqu’elles doivent de toute façon être supplantées? Ce sont par exemple la saisie du temps de travail, la planification des projets ou la facturation.
  • Quels processus sont modifiés par ce remaniement? Où est-il nécessaire d’effectuer des ajustements?
  • Est-ce que l’offre correspond aux exigences actuelles et futures?
  • Quels secteurs de l’entreprise se prêtent à la numérisation avec des services cloud? Où le cloud apporte-t-il un soutien supplémentaire à la PME?
  • Quelle est l’ampleur de la dépendance au fournisseur et l’accès aux données de l’entreprise reste-t-il toujours garanti?

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